خلاصه کتاب آماده سازی منابع اطلاعاتی در کتابخانه های آموزشگاهی ( نویسنده حمید محسنی )

اگه تو دنیای کتابخونه ها سیر می کنی یا دانشجوی رشته کتابداری هستی، حتماً می دونی که «آماده سازی منابع» چقدر مهمه. این کتاب حمید محسنی یه راهنمای عملی و کاربردیه برای همین موضوع تو کتابخونه های آموزشگاهی. با خوندن این خلاصه، می تونی حسابی با مراحل و نکات کلیدی آماده سازی منابع آشنا بشی و برای کارهات یا حتی امتحاناتت یه دید خوب پیدا کنی.

اصلاً بیایید ببینیم چرا آماده سازی منابع اینقدر مهمه؟ فکر کن یه کتابخونه بزرگ داری پر از کتاب و مجله و فیلم و… . اگه این منابع همین جوری هر کدوم یه گوشه ای افتاده باشن، کسی نمی تونه پیداشون کنه یا ازشون استفاده کنه. آماده سازی منابع دقیقاً همون مرحله ای هست که به این هرج و مرج نظم می ده و کاری می کنه که کاربرها بتونن راحت به اطلاعات مورد نیازشون دسترسی پیدا کنن. این کار نه تنها باعث می شه منابع درست و درمون نگهداری بشن، بلکه عمر مفیدشون رو هم بالا می بره. کتاب «آماده سازی منابع اطلاعاتی در کتابخانه های آموزشگاهی» نوشته آقای حمید محسنی، یکی از منابع کلیدی و به قول معروف دم دستی تو این حوزه ست که خیلی کاربردی به همه این نکات می پردازه. هدف ما از ارائه این خلاصه هم اینه که شما، چه دانشجو باشی چه کتابدار یا هر علاقه مند دیگه ای، بتونی سریع و جامع با این مفاهیم آشنا بشی و یه دید کلی از محتوای این کتاب به دست بیاری. پس بزن بریم تا ببینیم تو این کتاب چی داریم!

بخش اول: کلیات آماده سازی و آماده سازی کتاب

آماده سازی چیست؟

آماده سازی منابع اطلاعاتی تو کتابخونه ها یه جورایی مثل مرتب کردن کشوی لباسه! فکر کن یه عالمه لباس داری و می خوای همشون رو تو کشو جا بدی و هروقت نیاز داشتی، بتونی سریع پیداش کنی. آماده سازی هم همینه؛ یعنی همه ی کارهایی که باید روی یه منبع اطلاعاتی (مثل کتاب، مجله، نوار و…) انجام بشه تا این منبع برای نگهداری و استفاده راحت تو کتابخونه آماده بشه. هدف اصلی این کار اینه که منابع از آسیب دیدن محافظت بشن و کاربرها بتونن بدون دردسر و سریع بهشون دسترسی پیدا کنن. این فرآیند یه بخش خیلی مهم از چرخه مدیریت هر کتابخونه ای به حساب میاد، چون اگه منبعی خوب آماده نشه، حتی اگه بهترین کتاب دنیا هم باشه، ممکنه هیچ وقت به دست خواننده ها نرسه یا زود خراب بشه.

فرآیند کلی آماده سازی کتاب

حالا که فهمیدیم آماده سازی یعنی چی، بیاین مراحل آماده سازی یه کتاب رو با هم مرور کنیم. فرض کنید یه کتاب جدید وارد کتابخونه تون شده. این کتاب از لحظه ای که می رسه دستتون تا وقتی که می ره تو قفسه و آماده امانت دادن می شه، باید یه سری مراحل رو طی کنه. اول از همه، باید تو یه دفتر ثبت، اطلاعاتش وارد بشه؛ یه جورایی مثل گرفتن شناسنامه برای کتاب. بعدش باید مهر و برچسب های لازم روش چسبونده بشه. بعد نوبت به آماده سازی فیزیکی می رسه، یعنی اگه قراره جلدش محکم تر بشه، یا جیب امانت و برگه سررسید داخلش گذاشته بشه، تو این مرحله انجام می شه. این مراحل ممکنه تو هر کتابخونه ای (مثلاً تو یه کتابخونه بزرگ دانشگاهی با یه کتابخونه کوچیک آموزشگاهی) یکم فرق کنه، ولی اصل کار همینه. تو کتابخونه های آموزشگاهی، این فرآیندها معمولاً ساده تر و عملی تره چون منابع و تعداد کاربرها ممکنه کمتر باشه.

اجزای کتاب و آشنایی با آن ها

واسه اینکه یه کتابدار بتونه خوب کار کنه، باید اجزای فیزیکی کتاب رو مثل کف دستش بشناسه. مثلاً «صفحه عنوان» که اولین صفحه ایه که اطلاعات مهم کتاب مثل اسم، نویسنده، ناشر و … روش هست، خیلی مهمه. کنارش «فیپا» (فهرست نویسی پیش از انتشار) رو داریم که یه جورایی کد ملی کتابه و اطلاعات کتابشناسی اش رو از قبل مشخص می کنه. «صفحه حقوقی» همون جاییه که اطلاعات مربوط به کپی رایت، شابک (شماره استاندارد بین المللی کتاب) و سال انتشار رو می تونید پیدا کنید که نشون می ده کی و چطوری حق انتشار کتاب رو داره. «جلد» کتاب هم که دیگه نیازی به معرفی نداره! علاوه بر اینکه از کتاب محافظت می کنه، یه جورایی معرف کتاب هم هست و با دیدنش می فهمیم کتاب راجع به چیه و چه شکلیه. همه ی این اجزا تو آماده سازی نقش مهمی دارن، مثلاً مهر ثبت کتاب رو معمولاً تو صفحه عنوان می زنن.

لوازم و تجهیزات مورد نیاز در آماده سازی

حالا که با اجزای کتاب آشنا شدیم، بریم سراغ وسایلی که کتابدار برای آماده سازی بهشون نیاز داره. اینا یه جورایی ابزارهای کار یه کتابدارن:

• مهر ثبت کتاب: این همون مهریه که باهاش شماره ثبت کتابخونه رو روی کتاب می زنن.
• رج بند یا سورتر (فرازه): این وسیله ها کمک می کنن کتاب ها رو به ترتیب تو قفسه بچینیم تا جای مناسبشون رو پیدا کنن و مرتب بمونن.
• جزوه دان: برای نگهداری جزوه ها و منابع کوچک و شل وول استفاده می شه تا گم نشن.
• چرخ حمل کتاب: برای جابجایی تعداد زیادی کتاب از یه قسمت به قسمت دیگه کتابخونه کاربرد داره، خصوصاً وقتی کتاب ها سنگینن.
• جا روزنامه ای: همون طور که از اسمش پیداست، برای نگهداری روزنامه ها و نشریات جاری استفاده می شه.
• کارت های کتاب و امانت: این کارت ها برای سیستم های دستی امانت استفاده می شن و اطلاعات امانت گیرنده و تاریخ برگشت رو ثبت می کنن.
• برچسب ها: انواع مختلف برچسب داریم؛ برچسب عطف، برچسب رده بندی و… که هر کدوم اطلاعات خاصی رو روی کتاب نشون می دن.
• ابزار عطف زنی: برای چسباندن برچسب روی عطف کتاب استفاده می شه.

این وسایل اگه نباشن، کار آماده سازی واقعاً سخت و زمان بر می شه.

فرایندهای عملیاتی در آماده سازی کتاب

وقتی یه کتاب وارد کتابخونه می شه، بعد از همه ی کارهایی که گفتیم، نوبت می رسه به ثبتش تو «دفتر ثبت کتاب». این دفتر یه جورایی شناسنامه ورود و خروج کتاب هاست و همه اطلاعات مهم مثل شماره ثبت، تاریخ ورود، قیمت و مشخصات کتاب اونجا وارد می شه. اهمیت این دفتر برای آمارگیری و کنترل دقیق موجودی کتابخونه اصلاً قابل چشم پوشی نیست. بعد از این مرحله، کتاب آماده می شه برای امانت. اگه کتابخونه سیستم امانت دستی داشته باشه، باید «جیب کتاب»، «برگه سررسید» و «برگه امانت» داخل کتاب نصب بشه. جیب کتاب همون محلیه که کارت کتاب توش قرار می گیره و برگه سررسید هم تاریخ برگشت کتاب رو به خواننده نشون می ده. ولی اگه کتابخونه از سیستم های رایانه ای و خودکار استفاده کنه، خیلی از این مراحل دستی حذف می شن و کار سریع تر و مدرن تر پیش می ره. در هر دو حالت، هدف اینه که فرآیند امانت دهی و برگشت کتاب به بهترین شکل ممکن انجام بشه و هم کتابدار و هم خواننده راحت باشن.

بخش دوم: آماده سازی پیایندها (نشریات ادواری)

تعریف و اهمیت پیایندها

پیایندها یا همون نشریات ادواری، چیزهایی هستن که به صورت منظم یا نامنظم و در فاصله های زمانی مشخص منتشر می شن و معمولاً هم قراره تا بی نهایت ادامه داشته باشن. مثل مجله ها، روزنامه ها، سالنامه ها، چکیده نامه ها و خیلی چیزای دیگه. اینا تو کتابخونه ها، خصوصاً تو کتابخونه های دانشگاهی و تحقیقاتی، خیلی مهمن چون اطلاعات روز و جدید رو در اختیار خواننده می ذارن. هر پیایند هم یه «شماره استاندارد بین المللی پیایند» (ISSN) داره که یه کد اختصاصی و ثابت برای شناسایی اون نشریه ست و باعث می شه از بقیه مجله ها و نشریات متمایز بشه. این شماره یه جورایی کد ملی مجله ست! مجلات الکترونیکی هم که دیگه این روزا حسابی پرطرفدار شدن و بخش زیادی از اطلاعات رو پوشش می دن.

نگهداری موقت و دائمی پیایندها

نگهداری پیایندها یه کم با کتاب فرق داره، چون پیوسته اند و هر شماره جدیدی که میاد، باید به قبلی ها اضافه بشه. برای نگهداری موقت پیایندها (یعنی قبل از اینکه صحافی بشن)، معمولاً از قفسه های مخصوص یا جا روزنامه ای استفاده می شه تا منظم بمونن و گم نشن. اما برای نگهداری دائمی، معمولاً پیایندها رو بعد از اینکه یه دوره مشخص (مثلاً یک سال) کامل شد، صحافی می کنن و تبدیل به یه جلد کتابی شکل می شن تا هم بهتر نگهداری بشن و هم راحت تر بشه ازشون استفاده کرد. برای مدیریت این پیایندها هم یه ابزار مهم داریم به اسم «کاردکس پیایندها». کاردکس یه سیستم کارتی یا رایانه ایه که توش اطلاعات مربوط به هر شماره از هر پیایند (مثل تاریخ دریافت، تعداد، وضعیت) ثبت می شه تا کتابدار بدونه کدوم شماره ها رو داره، کدوم ناقصه و کدوم رو باید پیگیری کنه. یه جورایی دفتر حضور و غیاب مجله هاست!

مجلات الکترونیکی و چالش های آن

همین طور که می دونین، این روزا مجلات الکترونیکی حسابی پرطرفدار شدن و جای مجلات چاپی رو گرفتن. یکی از دلایل اصلیش اینه که هزینه ی تولید و توزیعشون خیلی پایینه و خیلی سریع تر هم به دست خواننده می رسن. فکر کن، لازم نیست منتظر چاپ و پست باشی، با یه کلیک همه چی در دسترسته! مجلات الکترونیکی انواع مختلفی دارن؛ بعضی هاشون عین چاپی ها هستن، بعضی هاشون فقط تو اینترنت پیدا می شن. از نظر فناوری هم بعضی هاشون تو دیسک های نوری ذخیره می شن و بعضی ها آنلاین ان. اما خب، این مجلات الکترونیکی چالش های خاص خودشون رو هم دارن. مثلاً ممکنه واسه دسترسی بهشون نیاز به نرم افزارهای خاص یا کلمات عبور متفاوت باشه. یا اینکه شناساییشون و آگاه کردن کاربرها از وجودشون یه کم پیچیده باشه. قیمت گذاریشون هم بعضی وقتا آدمو گیج می کنه؛ تک کاربره، چند کاربره و… همه اینا باعث می شه مدیریت مجلات الکترونیکی نیاز به دقت و دانش ویژه ای داشته باشه.

مجلات الکترونیکی یه جورایی مثل یه گنجینه ی نامحدود اطلاعاتی هستن که با یه کلیک بهشون دسترسی پیدا می کنی، ولی خب، پیدا کردن کلید اون گنجینه همیشه هم آسون نیست!

بخش سوم: آماده سازی منابع دیداری-شنیداری و سایر منابع غیرکتابی

تعریف و اجزای فیزیکی منابع دیداری-شنیداری

منابع دیداری-شنیداری همون طور که از اسمشون پیداست، منابعی هستن که با دیدن یا شنیدن یا هر دو حس، بهشون دسترسی پیدا می کنیم. اینا می تونن شامل فیلم، اسلاید، نوارهای صوتی و تصویری، دیسک های نوری مثل سی دی و دی وی دی، و حتی میکروفرم ها (مثل میکروفیلم و میکروفیش) باشن. هر کدوم از اینا ویژگی های فیزیکی خاص خودشون رو دارن. مثلاً فیلم ها اندازه های متفاوتی دارن، اسلایدها تصاویر تکی هستن که تو یه قالب کوچیک قرار گرفتن، و میکروفرم ها هم نسخه های ریز شده ی مدارک چاپی ان که برای دیدنشون نیاز به دستگاه مخصوص داریم. شناخت این ویژگی ها برای آماده سازی و نگهداری درستشون حیاتیه. مثلاً نمی شه یه نوار کاست رو مثل یه کتاب تو قفسه چید! هر کدوم قفسه و پوشش مخصوص خودشون رو می خوان.

نحوه آماده سازی و نگهداری منابع دیداری-شنیداری

آماده سازی این نوع منابع هم قلق های خودش رو داره. اول از همه باید این منابع تو دفتر ثبت کتابخونه ثبت بشن، درست مثل کتاب. بعد نوبت به برچسب زنی و کدگذاری می رسه. از اونجایی که این منابع شکل های مختلفی دارن، برچسب ها و محل چسبوندنشون هم فرق می کنه. مثلاً برای سی دی و دی وی دی، برچسب روی دیسک یا کاور اون چسبونده می شه. نکته خیلی مهم دیگه، نحوه نگهداریشونه. این منابع خیلی حساسن و اگه درست نگهداری نشن، ممکنه زود خراب بشن. برای همین، قفسه ها و پوشش های مخصوص نگهداری منابع دیداری-شنیداری خیلی مهمن. مثلاً برای نوارها جعبه های مخصوص، و برای میکروفرم ها کشوهای ضد رطوبت وجود داره. جابجایی این منابع هم باید با دقت انجام بشه و حواسمون باشه که نام منبع رو حتماً روی خودش یا کاورش بنویسیم تا قاطی نشن.

مدیریت منابع چند جلدی و چند نسخه ای

بعضی از منابع اطلاعاتی، مثل دایرةالمعارف ها یا مجموعه های داستانی، ممکنه چند جلدی باشن. یا اینکه ممکنه از یه کتاب چند نسخه داشته باشیم (مثلاً یه کتاب درسی که برای تعداد زیادی دانش آموز لازمه). مدیریت این نوع منابع هم تو آماده سازی چالش های خاص خودش رو داره. باید حواسمون باشه که هر جلد یا هر نسخه رو جداگانه ثبت کنیم، ولی در عین حال ارتباطشون رو با بقیه نسخه ها یا جلدهای همون مجموعه هم حفظ کنیم. مثلاً روی برچسب هر جلد باید شماره جلدش هم ذکر بشه. این کار کمک می کنه همه ی اجزای یک مجموعه کامل بمونه و کاربرا راحت بتونن همه جلدهای مورد نیازشون رو پیدا کنن. این جزییات کوچیک خیلی تو کار کتابدارها اهمیت دارن.

سایر منابع اطلاعاتی غیرکتابی

علاوه بر کتاب ها، پیایندها و منابع دیداری-شنیداری، یه عالمه منبع غیرکتابی دیگه هم هستن که تو کتابخونه ها نگهداری می شن و آماده سازی می خوان. مثلاً «پایان نامه ها» که حاصل پژوهش های دانشجویی هستن، «انتشارات دولتی» که از طرف سازمان های دولتی منتشر می شن، «پروانه های ثبت اختراع» که اطلاعات مربوط به اختراعات رو دارن، و «استانداردها» که قواعد و معیارهای خاصی رو معرفی می کنن. «جزوه و بروشور» هم منابع کوچیک تر و معمولاً موقتی ان که طبق تعریف یونسکو، جزوه حداکثر ۴۹ صفحه داره. «مجموعه مقالات گردهمایی ها» و «کاتالوگ های فنی» هم همین طور.

این منابع از نظر فرمت و محتوا خیلی متنوعن و هر کدوم قلق های خاص خودشون رو برای آماده سازی و نگهداری دارن. مثلاً پایان نامه ها معمولاً تو قفسه های جداگونه نگهداری می شن و ممکنه کمتر امانت داده بشن. یا بروشورها که کوچک هستن، باید تو جزوه دان ها نگهداری بشن که گم نشن. کتابدار باید حسابی به این جزئیات دقت کنه تا همه ی منابع قابل دسترسی باشن.

بخش چهارم: مباحث تکمیلی در مدیریت منابع

مجموعه سازی و خدمات تحویل مدرک

«مجموعه سازی» تو کتابخونه مثل خرید کردن برای خونه ست. تو باید بدونی چی نیاز داری، چقدر پول داری، چقدر جا داری و چی می تونی پیدا کنی. مجموعه سازی یعنی فرآیند انتخاب، تهیه، و فراهم کردن منابع اطلاعاتی برای یه کتابخونه با توجه به اهداف و نیازهای اون کتابخونه و کاربراش. هدف اصلیش اینه که اطلاعات مورد نیاز جامعه کتابخونه در دسترس باشه. خیلی چیزا رو مجموعه سازی تأثیر میذاره؛ مثلاً حجم زیاد کتاب هایی که هر روز منتشر می شن (انفجار اطلاعات!)، کمبود بودجه کتابخونه ها، فضای کمی که برای نگهداری منابع هست و همین طور پیشرفت های تکنولوژی. این روزا، با گسترش اینترنت و امکانات جدید، کتابخونه ها به جای اینکه همه منابع رو بخرن و خودشون مالک باشن (سیاست مالکیت)، دارن بیشتر به سمت «سیاست دسترسی» می رن. یعنی مهم اینه که بتونن به منابع دسترسی پیدا کنن، حتی اگه خودشون مالک اون منابع نباشن. اینجا هم خدمات «تحویل مدرک» و «امانت بین کتابخانه ای» حسابی به کار میان.

انواع منابع اطلاعاتی (تفصیلی)

خب، منابع اطلاعاتی خیلی انواع مختلفی دارن. می شه اونا رو به دسته های مختلفی تقسیم کرد:

• چاپی و غیرچاپی: مثل کتاب های کاغذی و کتاب های الکترونیکی.
• کتابی و غیرکتابی: مثل کتاب و مجله در مقابل فیلم یا پایان نامه.
• مرجع و غیرمرجع: منابع مرجع مثل لغت نامه ها و دایرةالمعارف ها که برای پیدا کردن اطلاعات خاص و سریع استفاده می شن.
• کاغذی و الکترونیکی: مثلاً یه مجله که هم نسخه چاپی داره هم الکترونیکی.
• دیداری و شنیداری: مثل فیلم، موسیقی، اسلاید و…

حتی یونسکو و دکتر هوشنگ ابرامی هم تعریف خودشون رو از کتاب دارن. یونسکو میگه کتاب باید حداقل ۴۸ صفحه داشته باشه، ولی دکتر ابرامی کتاب رو یه رسانه گروهی می دونه که مطالب توش ضبط شده و قابل انتقال و بازیابی باشه، بدون محدودیت زمان و مکان. این روزا هم که منابع «چندرسانه ای» خیلی رایج شدن؛ یعنی منابعی که همزمان هم متن دارن، هم تصویر، هم صدا و حتی ویدئو، و اینطوری تجربه کاربری رو خیلی بهتر می کنن.

نظام توزیع و قیمت گذاری منابع

قضیه ی نشر و توزیع کتاب یه داستان طول و دراز داره. این فرآیند چهار تا مرحله اصلی داره:

1. تولید محتوا: نویسنده ها، مترجم ها، ویراستارها.
2. آماده سازی فنی و محتوا: ناشرها، حروف چین ها، صفحه بندها، گرافیست ها. (اینجا هم یه مرحله مهم داریم به اسم «نمونه خوانی» که برای جلوگیری از اشتباهات تایپی و چاپی انجام میشه.)
3. چاپ: که معمولاً توسط چاپخانه ها انجام می شه.
4. بازاریابی و توزیع: که کتاب رو به دست خواننده ها می رسونه.

تو ایران، نظام توزیع کتاب چالش های خاص خودش رو داره. مثلاً اکثر مراکز پخش عمده تو تهرانن، تو شهرستان ها کتاب فروشی معتبر کمه، ناشرها خوب اطلاع رسانی نمی کنن و اصلاً ناشرها، مراکز پخش و کتاب فروشی ها اونقدر که باید با هم هماهنگ نیستن. قیمت کتاب هم بر اساس یه فرمول خاص محاسبه می شه که شامل هزینه حروف چینی، نمونه خوانی، صفحه بندی، ویراستاری، طراحی گرافیکی و از همه مهم تر «شمارگان» (تعداد تیراژ) هست. هرچی تعداد نسخه های چاپی بیشتر باشه، قیمت هر نسخه کمتر می شه. منابع الکترونیکی و دیسک های نوری هم قیمت گذاری های متفاوتی دارن؛ مثلاً دیسک ها ممکنه «تک کاربره» یا «چندکاربره» باشن که قیمت چندکاربره بر اساس تعداد کاربرها بالا می ره.

مالکیت معنوی و حق نسخه برداری

وقتی یه نفر یه اثر هنری یا علمی خلق می کنه، دو جور مالکیت براش ایجاد می شه: «مالکیت مادی» و «مالکیت معنوی» (یا فکری). مالکیت معنوی یعنی اون اثر متعلق به تولیدکننده اش هست و این مالکیت همیشه با خالق اثر می مونه، مگر اینکه خودش نخواد اسمش ذکر بشه. اینجا «حق نسخه برداری» یا همون کپی رایت حسابی مهم می شه. این قانون از ناشر یا پدیدآورنده اثر در برابر کپی برداری غیرقانونی محافظت می کنه. عبارت حق چاپ محفوظ یا همه حقوق محفوظ هم دقیقاً برای همین روی کتاب ها می خوره که بگه هیچ کس بدون اجازه حق کپی کردن کل یا بخشی از اثر رو نداره. این موضوع تو کتابخونه ها خیلی مهمه، چون کتابخونه ها باید به این قوانین احترام بذارن و اجازه کپی غیرقانونی رو ندن.

نشر رومیزی (Desktop Publishing)

«نشر رومیزی» یه انقلاب تو صنعت نشر بود! فکر کنین قبلاً برای چاپ یه کتاب، باید کلی مرحله پیچیده و پرهزینه رو تو جاهای مختلف انجام می دادن، اما با نشر رومیزی، تقریباً همه این کارها مثل حروف چینی، صفحه بندی، لیتوگرافی و حتی بعضی وقت ها چاپ، روی یه میز و با یه کامپیوتر انجام می شه. این یعنی چی؟ یعنی فرآیند نشر خیلی سریع تر، آسون تر و کم هزینه تر شد. رواج نشر رومیزی حسابی نشون می ده که چقدر فناوری اطلاعات روی نشر سنتی تأثیر گذاشته و کار رو برای ناشران و حتی نویسندگان خیلی راحت تر کرده. یه جورایی دیگه هر کسی می تونه ناشر خودش باشه!

سه رکن اساسی کتابداری

هر کتابخونه ای برای اینکه کارش رو درست انجام بده، سه تا ستون اصلی داره که روشون وایساده:

1. مجموعه سازی: که قبلاً راجع بهش صحبت کردیم، یعنی فراهم کردن منابع اطلاعاتی مورد نیاز.
2. سازماندهی اطلاعات: یعنی فهرست نویسی، رده بندی و اینجور کارا که باعث می شه اطلاعات نظم پیدا کنن و قابل بازیابی باشن.
3. ارائه خدمات اطلاع رسانی: یعنی همون امانت دادن، خدمات مرجع، مشاوره و هر چیزی که کمک می کنه کاربرا به اطلاعات مورد نیازشون دسترسی پیدا کنن.

کتابداران تو هر سه تا این رکن ها نقش خیلی مهمی دارن. در واقع اونا هستن که این چرخه ی اطلاعات رو به حرکت در میارن و اطمینان حاصل می کنن که منابع از لحظه ورود تا لحظه استفاده، به بهترین شکل مدیریت بشن.

بخش پنجم: انواع کتابخانه ها و اصول انتخاب منابع

انواع کتابخانه ها و وظایف آن ها

کتابخونه ها انواع مختلفی دارن که هر کدوم وظایف و اهداف خاص خودشون رو دنبال می کنن:

• کتابخانه ملی: این کتابخونه ها یه جورایی حافظه ملی یه کشورن. وظیفه اصلیشون جمع آوری، حفاظت و نگهداری از همه منابع چاپی و غیرچاپی منتشر شده تو اون کشور (یا راجع به اون کشور) هست. معمولاً هم با بودجه دولتی اداره می شن و بر اساس «قانون واسپاری»، ناشران باید یه نسخه از هر اثری که چاپ می کنن رو به این کتابخونه ها تحویل بدن.
• کتابخانه دانشگاهی: این کتابخونه ها برای پشتیبانی از برنامه های آموزشی و پژوهشی دانشگاه ها تاسیس می شن. تعداد دانشجوها، عمق رشته ها، میزان پژوهش ها و البته بودجه، روی سیاست گذاری مجموعه سازی این کتابخونه ها تأثیر زیادی داره.
• کتابخانه عمومی: این کتابخونه ها برای همه مردم و بدون هیچ تبعیضی تاسیس می شن و هدفشون کمک به آموزش مادام العمر، ترویج فرهنگ و دانش، و فراهم کردن دسترسی به اطلاعات برای همه هست. بودجه شون هم معمولاً از طریق شهرداری ها تأمین می شه.
• کتابخانه آموزشگاهی: اینا کتابخونه هایی هستن که تو مدارس قرار دارن و از برنامه های درسی و فعالیت های آموزشی دانش آموزان پشتیبانی می کنن.
• کتابخانه تخصصی: این کتابخونه ها به موضوع یا حوزه خاصی اختصاص دارن و برای یه سازمان یا گروه محدودی از افراد اطلاعات تخصصی فراهم می کنن. سرعت و کیفیت خدمات تو این کتابخونه ها خیلی مهمه.

اصول کلی انتخاب منابع اطلاعاتی

انتخاب منابع برای کتابخونه یه کار سلیقه ای نیست، یه اصول و قاعده هایی داره که باید رعایت بشن. قبل از هر چیزی باید «اهداف کتابخونه» و «جامعه کتابخونه» (یعنی کی ها قراره ازش استفاده کنن) رو بشناسی. بعدش باید «نیازهای اطلاعاتی» اون جامعه رو پیدا کنی؛ اینکه چی می خوان، به چی علاقه دارن و چه اطلاعاتی به دردشون می خوره. محدودیت های کتابخونه (مثل بودجه و فضا) و مزایای انواع منابع اطلاعاتی هم مهمن. یه نکته اساسی دیگه، «جامع نگری» تو انتخابه، یعنی باید به همه نیازها توجه کنی. «سرعت تهیه» منابع و «تناسب» مجموعه با نیازها هم از اصول مهم هستن.

هوشنگ ابرامی و رانگاناتان هم تو این زمینه نظریه های مهمی دارن. رانگاناتان پنج تا قانون طلایی داره:

1. کتاب ها برای استفاده اند.
2. هر خواننده باید بتواند کتابش را بیابد.
3. هر کتاب باید خواننده ای داشته باشد.
4. در وقت خواننده باید صرفه جویی شود.
5. کتابخانه یک ارگانیسم رو به رشد است.

این اصول یه جورایی فلسفه ی وجودی کتابخونه هان و تو انتخاب منابع حسابی راهگشا هستن.

سیاست های انتخاب کتاب (خط مشی مجموعه سازی)

برای اینکه انتخاب منابع بر اساس سلیقه شخصی نباشه و یه چارچوب مشخص داشته باشه، کتابخونه ها باید یه «خط مشی مجموعه سازی» یا همون «سیاست های انتخاب کتاب» تدوین کنن. این سیاست ها یه جورایی نقشه ی راه کتابخونه ان و شامل بایدها و نبایدها، اهداف، راهبردها، محدودیت ها و اولویت ها می شن. چرا این سیاست ها مهمن؟ چون هم کارکنان کتابخونه رو نسبت به اهداف آگاه می کنن، هم کمک می کنن بودجه بهتر تخصیص پیدا کنه، از یک سونگری جلوگیری می کنن و استانداردهای کیفی انتخاب و حتی وجین (حذف منابع قدیمی) رو مشخص می کنن. این خط مشی ها معمولاً یه مقدمه، یه بخش برای بیان فلسفه و هدف، بیانیه ی اصلی انتخاب، بخش مربوط به هدایا، وجین و آزادی افکار رو در بر می گیرن. برای تدوین این سیاست ها هم معمولاً یه کمیته از کتابدارها، متخصصین موضوعی و مسئولین کتابخونه تشکیل می شه.

ابزارهای انتخاب منابع

حالا که می دونیم چی باید انتخاب کنیم و چرا، چطور باید منابع رو پیدا کنیم؟ اینجا «ابزارهای انتخاب منابع» به کمکمون میان. این ابزارها خیلی متنوعن:

• «فهرست انتشارات ناشران» و «سازمان ها و انجمن ها»
• «کتاب فروشی ها» و «کارگزاران» (مثل ابسکو و سوئتز که منابع رو از جاهای مختلف براتون تهیه می کنن)
• «کتاب شناسی ها» (مثل کتابشناسی ملی ایران) که اطلاعات کتاب های منتشر شده رو دارن.
• «مجلات تخصصی» و «پایگاه های اطلاعاتی» که نقد و بررسی کتاب ها و مقالات رو منتشر می کنن.
• «اینترنت» که دیگه خودش دنیایی از اطلاعاته و خیلی چیزا رو مستقیم از طریق ناشرها و تولیدکننده ها در دسترس می ذاره.
• «نمایشگاه های کتاب» و «نسخه های نمونه» و «آزمایشی رایگان».

این ابزارها یه جورایی چشم و گوش کتابدارن تا بتونه تو این دریای اطلاعات، بهترین ها رو برای کتابخونه اش پیدا کنه.

نیازسنجی و سانسور در کتابخانه ها

«نیازسنجی» یعنی اینکه دقیقاً بفهمیم کاربرا چه اطلاعاتی می خوان و چطوری اطلاعات رو پیدا می کنن. این کار برای انتخاب منابع خیلی حیاتیه، چون اگه نیازها رو ندونیم، هرچی هم بخریم ممکنه به درد نخوره. اما یه موضوع دیگه که تو کتابخونه ها، خصوصاً عمومی و آموزشگاهی پیش میاد، «سانسور» هست. سانسور یعنی حذف بخش هایی از یه اثر (کتاب، فیلم و…) به دلایل سیاسی، مذهبی، اخلاقی یا اجتماعی. تو کتابخانه ها بیشتر انگیزه های اخلاقی و مذهبی یا فرهنگی باعث سانسور می شن. البته تو کتابخانه های تخصصی و دانشگاهی، سانسور کمتر اتفاق می افته چون موضوعات تخصصی ترن. این یه چالش بزرگه، چون از طرفی آزادی اطلاعات خیلی مهمه و از طرف دیگه، کتابخونه ها تو یه بافت فرهنگی و اجتماعی خاص کار می کنن.

معیارهای ارزیابی منابع اطلاعاتی

وقتی یه منبعی رو برای انتخاب در نظر گرفتیم، باید اونو ارزیابی کنیم تا ببینیم واقعاً به درد کتابخونه مون می خوره یا نه. معیارهای مختلفی برای ارزیابی هست:

• محتوای مرتبط و مناسب: مهم ترین چیز اینه که محتوای کتاب به درد مخاطب و اهداف کتابخونه بخوره.
• قیمت: بودجه کتابخونه محدوده، پس قیمت هم فاکتور مهمیه.
• تاریخ نشر (عمر مفید): تو بعضی رشته ها (مثل علوم کامپیوتر یا پزشکی) اطلاعات خیلی سریع قدیمی می شن، پس باید به روز بودن منبع حسابی دقت کرد.
• نویسنده و ناشر: اعتبار نویسنده و ناشر هم تو انتخاب منبع مهمه.
• سطح علمی: باید دید کتاب برای چه سطحی از خواننده ها نوشته شده؛ مبتدی، متوسط یا تخصصی؟
• نمایه، کتاب نامه و فهرست مندرجات: اینا کمک می کنن به کیفیت ساختاری کتاب پی ببریم.
• مشخصات فیزیکی: صحافی خوب، تصاویر واضح و صفحه آرایی مناسب هم روی انتخاب تأثیر دارن.

همه اینا رو باید کنار هم گذاشت تا بهترین انتخاب صورت بگیره.

بخش ششم: انتخاب و ارزیابی مجلات و پایگاه های اطلاعاتی

انتخاب مجلات و چالش های آن

انتخاب مجلات تو کتابخونه های تحقیقاتی و دانشگاهی حسابی مهمه، چون بخش بزرگی از بودجه رو به خودش اختصاص می ده. اما خب، چالش های خودش رو هم داره:

• تعداد مجلات خیلی زیاده و هر روز هم بیشتر می شه.
• هزینه اشتراک سالانه مجلات خیلی بالاست و هر سال هم بیشتر می شه.
• اگه تو انتخاب اشتباه کنی، کلی از بودجه هدر می ره چون معمولاً اشتراک ها سالانه هستن.
• تهیه شماره های گذشته مجلات سخته و بعضی وقتا چند برابر هم هزینه داره.
• رواج مجلات الکترونیکی هم خودش یه بحث جدیده.

همین چالش ها باعث شده که کتابخونه ها بیشتر به سمت سیاست «دسترسی» به جای «نگهداری» برن. یعنی به جای اینکه همه مجلات رو بخرن، سعی می کنن به اونایی که لازم دارن، دسترسی پیدا کنن، حتی اگه خودشون مالکش نباشن.

روش های انتخاب مجلات

واسه اینکه بهترین مجلات رو انتخاب کنیم، دو تا روش مهم هست:

1. مطالعه میزان استفاده از نشریات: تو این روش، می آن نگاه می کنن ببینن تو یه مدت مشخص، هر مجله چند بار استفاده شده. اونایی که بیشتر استفاده شدن، نشون می ده کاربرها بیشتر بهشون نیاز دارن.
2. تحلیل های استنادی: این روش یه کم فنی تره. می آن نگاه می کنن ببینن مقالات یه مجله، چند بار تو مقالات و کتاب های دیگه (منابع ردیف اول) یا تو چکیده نامه ها و پایگاه های اطلاعاتی (منابع ردیف دوم) بهشون استناد شده. هرچی بیشتر بهشون استناد شده باشه، یعنی معتبرتر و مهم ترن.

یه قانون معروف هم داریم به اسم «قانون پراکندگی برادفورد». این قانون میگه که تو هر موضوعی، یه تعداد کمی مجله (گروه اول) هستن که بخش بزرگی از مقالات مهم اون حوزه رو منتشر می کنن. بعدش یه تعداد بیشتری مجله (گروه دوم) هستن که مقالات کمتری دارن و همین طور الی آخر. با استفاده از این قانون، می شه «مجلات هسته» (Core Journals) رو پیدا کرد که مهم ترین مجلات تو یه زمینه خاص هستن و انتخابشون تو اولویته.

سیستم های درون خطی و پایگاه های اطلاعاتی

«سیستم های درون خطی» (آنلاین) همون استفاده از کامپیوتر و اینترنت برای دسترسی به اطلاعاته. این روزا اکثر کتابخونه ها از این سیستم ها استفاده می کنن. «پایگاه های اطلاعاتی» هم تو این زمینه خیلی مهمن. پایگاه اطلاعاتی مثل یه کتابخونه بزرگه که اطلاعات خیلی زیادی رو به صورت سازمان یافته تو خودش ذخیره کرده.

جان کانوی پایگاه های اطلاعاتی رو به دو دسته اصلی تقسیم می کنه:

• پایگاه های اطلاعاتی مرجع: اینا خودشون متن کامل رو ندارن، ولی اطلاعات کتابشناختی (مثل عنوان، نویسنده، چکیده) رو ارائه می دن و شما رو به منبع اصلی ارجاع می دن (مثل چکیده نامه ها).
• پایگاه های اطلاعاتی منبع: اینا دیگه متن کامل مدارک رو دارن و لازم نیست جای دیگه ای برید (مثل پایگاه های تمام متن).

انواع دیگه ای از پایگاه ها هم هستن مثل پایگاه های عددی (که آمار و ارقام دارن)، تمام تصویر (که عکس و نمودار دارن) و چندرسانه ای (که همه چی رو با هم دارن!). انتخاب پایگاه های اطلاعاتی هم خودش یه فرآینده سه مرحله ای داره که شامل شناسایی نیازها، شناسایی پایگاه های موجود و انتخاب شیوه دسترسی به اوناست. عواملی مثل ارتباط با نیازها، اعتبار پایگاه، پوشش موضوعی، به روز بودن و البته هزینه، تو انتخابشون خیلی مهمن.

ارزشیابی مجموعه کتابخانه

«ارزشیابی مجموعه کتابخانه» یعنی اینکه هر از گاهی مجموعه منابع کتابخونه رو بررسی کنیم و ببینیم آیا به اهداف کتابخونه و نیازهای کاربراش پاسخ می ده یا نه. این کار برای کتابدارها خیلی مهمه، چون کمک می کنه:

• نقاط قوت و ضعف مجموعه رو بشناسن.
• برای تصمیم گیری های بهتر تو مجموعه سازی اطلاعات جمع کنن.
• مطمئن بشن که سیاست های مجموعه سازی به درستی اجرا شده.
• با کتابخونه های مشابه مقایسه بشن و از تجربه های اونا استفاده کنن.

روش های مختلفی برای ارزشیابی وجود داره؛ مثلاً می شه میزان استفاده از منابع رو بررسی کرد، یا آمار خرید و بودجه رو با سال های قبل مقایسه کرد، یا از کاربرا نظرسنجی کرد. حتی می شه از روش های «کتاب سنجی» (مثل تحلیل استنادی) هم برای این کار استفاده کرد. مشاهده مستقیم مجموعه و مطابقت با استانداردها هم از روش های دیگه ان. همه اینا کمک می کنه که مجموعه کتابخونه همیشه پویا و به روز بمونه.

بخش هفتم: وجین، سفارش و خدمات تحویل مدرک

وجین منابع اطلاعاتی

«وجین» تو کتابخونه یعنی انتخاب منابع اطلاعاتی از مجموعه برای حذفشون یا انتقالشون به انبار. شاید بگی چرا باید کتابی رو که خریدیم، حذف کنیم؟ دلیلش ساده ست:

• کمبود فضا: کتابخونه ها همیشه با مشکل کمبود جا برای منابع جدید روبرو هستن.
• افزایش استفاده از منابع جدید: با حذف منابع قدیمی و کم کاربرد، جا برای منابع جدید و پرکاربرد باز می شه.

اصول وجین اینه که منابع بدون استفاده، ویرایش های قدیمی، منابع فرسوده و غیرقابل استفاده، یا نسخه های اضافی که دیگه مورد نیاز نیستن، وجین بشن. البته وجین کردن همیشه هم آسون نیست و ممکنه با «موانع ذهنی» (مثلاً به خاطر ملاحظات مذهبی یا اخلاقی) یا «موانع اداری-مالی» روبرو بشه. منابع وجین شده رو می شه حذف کرد، یا نسخه جدیدش رو جایگزین کرد، یا اگه قابل تعمیره، تعمیرش کرد، یا به انبار منتقل کرد. این کار یه بخش طبیعی از چرخه عمر یه کتابخونه ست.

مراحل و روش های انتخاب منابع

انتخاب منابع اطلاعاتی یه فرآینده که نیاز به دو تا مهارت اصلی داره:

1. مهارت ذهنی: یعنی توانایی تجزیه و تحلیل، مقایسه، تصمیم گیری و شناخت نیازها.
2. مهارت عملیاتی یا اجرایی: یعنی بلد بودن روش های عملی برای پیدا کردن و تهیه منابع.

انتخاب می تونه «انفرادی» (توسط یه کتابدار)، «گروهی» (توسط کمیته انتخاب)، یا بر اساس «مطالعات آماری» (مثلاً بر اساس آمار امانت و استفاده) انجام بشه. حتی اینترنت هم این روزا حسابی روی انتخاب منابع تأثیر گذاشته. خیلی از ناشران و تولیدکننده های اطلاعات، محصولاتشون رو مستقیم تو اینترنت در دسترس قرار می دن، و این باعث شده نقش واسطه های سنتی (مثل کارگزاران) یه کم کم رنگ تر بشه. اینترنت فرآیند تولید اطلاعات رو هم خیلی سریع تر کرده و رفتارهای اطلاع یابی محققان رو هم تغییر داده.

انواع سفارش و کارگزاران

برای تهیه منابع، کتابخونه ها می تونن به دو روش سفارش بدن:

1. سفارش مستقیم: یعنی مستقیم از ناشر یا تولیدکننده منبع رو می خرن.
2. سفارش غیرمستقیم: یعنی از واسطه ها استفاده می کنن.

این واسطه ها می تونن کتاب فروشی ها، مراکز پخش، یا «کارگزاران» باشن. کارگزاران مثل «ابسکو» و «سوئتز» شرکت های بزرگی هستن که کار تهیه انواع منابع (کتاب، مجله، پایگاه اطلاعاتی) رو برای کتابخونه ها انجام می دن. اونا خیلی سریعن، جامعن، و معمولاً تخفیف های خوبی هم می دن. انواع سفارش هم داریم:

• سفارش سفیدمهر: همه انتشارات یه ناشر رو با تخفیف می خرن، ولی حق برگشت ندارن.
• سفارش با شرایط بازبینی: تخفیف کمتره، ولی می شه منابع غیرمرتبط رو برگردوند.
• سفارش دائم: برای مجلات و منابع سریالی که به صورت منظم منتشر می شن استفاده می شه.
• سفارش ائتلافی: چند تا کتابخونه با هم ائتلاف می کنن و منابع رو مشترک می خرن تا هزینه هاشون کم بشه.

دریافت سفارشات هم خودش نکات مهمی داره، مثلاً باید حواست باشه که محتویات بسته با سفارشت مطابقت داشته باشه و قبل از اینکه چسب های هشدار رو باز کنی، چک کنی که همه چی درست باشه. کارهای دوره ای مثل پیگیری سفارش های نرسیده یا ناقص هم یه بخش مهم از کاره.

خدمات تحویل مدرک و امانت بین کتابخانه ای

در دنیای امروز که هیچ کتابخونه ای نمی تونه همه منابع رو داشته باشه، «خدمات تحویل مدرک» و «امانت بین کتابخانه ای» حسابی به کار میان. ایفلا (فدراسیون انجمن های بین المللی کتابداری) این دو تا رو اینطوری تعریف می کنه:

• امانت بین کتابخانه ای: وقتی یه کتابخونه، منابع مورد نیاز کاربراش رو از کتابخونه های دیگه به صورت موقت امانت می گیره و بعد برمی گردونه.
• خدمات تحویل مدرک: وقتی یه کتابخونه، منابع رو به صورت کپی (چاپی یا الکترونیکی) برای کاربراش فراهم می کنه و لازم نیست منبع اصلی برگردونده بشه (مثل کپی مقاله مجله).

ابزارها و روش های مختلفی برای انتقال مدارک وجود داره؛ از پست و دورنگار گرفته تا انتقال دیجیتالی از طریق اینترنت و پایگاه های اطلاعاتی. «همکاری بین کتابخانه ای» هم می تونه تو سطح محلی، منطقه ای، ملی (مثل اینیس و اگریس) یا حتی بین المللی (مثل یو بی سی آی ام و یو ای پی) باشه. گسترش تولید فهرستگان مشترک منابع اطلاعاتی (مثل OCLC تو آمریکا) و استفاده از فناوری های جدید، حسابی به رشد و موفقیت امانت بین کتابخانه ای کمک کرده. آمریکا تو این زمینه حسابی موفقه و سالانه میلیون ها امانت بین کتابخانه ای انجام می ده.

نتیجه گیری و جمع بندی

خب، رسیدیم به آخر داستان. همون طور که دیدیم، کتاب «آماده سازی منابع اطلاعاتی در کتابخانه های آموزشگاهی» حمید محسنی، یه راهنمای جامع و حسابی کاربردی برای کتابدارها و هر کسیه که تو این حوزه فعالیت می کنه. از همون لحظه اول که یه کتاب یا منبع جدید وارد کتابخونه می شه تا وقتی که می ره تو قفسه و در اختیار خواننده قرار می گیره، کلی مرحله ریز و درشت داره که اگه درست انجام نشن، کل زحمت به هدر می ره.

این کتاب به ما یاد می ده که چطور منابع چاپی مثل کتاب و مجله، یا منابع غیرچاپی مثل فیلم و سی دی رو آماده کنیم، چطوری اونا رو نگهداری کنیم و چطور از ابزار و تجهیزات لازم برای این کار استفاده کنیم. همچنین، تو این خلاصه سعی کردیم به مباحث گسترده تری مثل مجموعه سازی، انواع کتابخانه ها، انتخاب و ارزشیابی منابع و حتی موضوعاتی مثل وجین و خدمات تحویل مدرک هم یه نگاهی بندازیم. اینا همه شون یه جورایی به هم وصلن و مکمل هم هستن.

خلاصه کلام، آماده سازی منابع تو کتابخانه ها، خصوصاً تو کتابخانه های آموزشگاهی، یه کار تخصصی و فوق العاده مهمه که نقش پررنگی تو تعلیم و تربیت و دسترسی به دانش داره. با به کار بردن این مفاهیم و تکنیک ها، می تونیم کتابخونه هایی داشته باشیم که نه تنها پر از کتابن، بلکه این کتاب ها به بهترین شکل در دسترس دانش آموزان و معلمان قرار می گیرن. امیدوارم این خلاصه براتون مفید بوده باشه و یه دید خوب از این کتاب مهم بهتون داده باشه.

منابع

محسنی، حمید. (۱۳۹۸). آماده سازی منابع اطلاعاتی در کتابخانه های آموزشگاهی. تهران: انتشارات کتابدار.